Ochrana oznamovatelů

Směrnice ELITA semenářská, a.s., IČ 46968521, se sídlem Brno, Cupákova 4a, PSČ 621 00, ze dne 14.12.2023, podepsáno Ing. Libor Kolomazník a Ing. Antonín Pokorný, členové představenstva.

Čl. 1 - Obecná ustanovení

Účelem této směrnice je vytvořit vnitřní oznamovací systém ve smyslu zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, resp. Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie v platném znění, stanovit pravidla pro podávání a posuzování oznámení podle výše uvedeného zákona a vytvořit podmínky poskytování ochrany osobám, které oznámení podaly, v rámci společnosti ELITA semenářská, a.s. IČ 469 685 21, se sídlem Brno, Cupákova 4a, PSČ 621 00.

Smyslem ochrany oznamovatelů je učinit taková bezpečnostní opatření, která v nejvyšší možné míře zajistí jejich ochranu včetně ochrany identity a ochrany proti odvetným opatřením ze strany zaměstnavatele (např. rozvázání nebo neprodloužení pracovního poměru, převedení na jinou práci, snížení mzdy, apod.).

Čl. 2 - Základní pojmy

• Zákon - rozumí se jím zákon č. 171/2023 Sb. v platném znění.

• Společnost - jedná se o společnost ELITA semenářská, a.s., IČ 469 685 21, se sídlem Brno, Cupákova 4a, PSČ 621 00, která je ze Zákona povinným subjektem.

• Směrnice - jedná se o tuto vnitropodnikovou směrnici.

• Oznamovatel - je osoba, která činí oznámení dle Zákona.

• Oznámení - oznámení ("podání") fyzické osoby obsahující informace o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku nebo porušuje právní předpis nebo předpis Evropské unie v zákoně uvedeném ("oblasti upravené právním předpisem nebo předpisem Evropské unie"), o jehož spáchání se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností.

• Příslušná osoba - jedná se o osobu, která je Společností určena k výkonu činnosti dle Zákona. Příslušnou osobou může být jen fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná.

• Podezřelá skutečnost je skutečnost či událost, která vykazuje jednak znaky trestného činu, jednak znaky přestupku s horní hranicí pokuty alespoň 100.000,- Kč, porušení právních předpisů v oblastech daných Zákonem.

• Odvetné opatření - jednání v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností Oznamovatele, které bylo vyvoláno Oznámením a které Oznamovateli (nebo dalším relevantním osobám) může způsobit újmu.

• Dotčená osoba - jedná se o osobu, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem Oznámení, podání Oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti, osoba, která je ve vztahu k Oznamovateli osobou blízkou, osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou Oznamovatele, právnická osoba, v níž má Oznamovatel účast nebo je členem jejího voleného orgánu.

• Vnitřní oznamovací systém je systém pro podávání Oznámení a obsahuje mailovou adresu pro podání Oznámení, telefon pro podání Oznámení, informaci na webových stránkách Společnosti.

Čl. 3 - Působnost Směrnice

• Osobní - tato Směrnice je závazná pro všechny Oznamovatele a Příslušnou osobu.

• Věcná - tato Směrnice upravuje podávání, přijímání, posuzování a řešení Oznámení, jakož i evidenci přijatých Oznámení.

• Časová - tato Směrnice se použije na Oznámení, která se týkají protiprávních jednání bez ohledu na to, zda k nim došlo před či po nabytí účinnosti Směrnice.

Čl. 4 - Povinnosti Společnosti

1. Společnost má povinnost zajistit prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému možnost Oznamovateli podat Oznámení, a to jak ústně, tak i písemně nebo na žádost Oznamovatele osobně.

2. Společnost vylučuje přijímání Oznámení od osob, které pro ni nevykonávají závislou nebo jinou obdobnou činnost.

3. Společnost zajistí zveřejnění informací na svých webových stránkách v rozsahu: způsob podání Oznámení o Podezřelých skutečnostech; označení Příslušné osoby s kontaktními údaji; informaci o tom, že nepřijímá Oznámení od osob, které pro ni nevykonávají závislou nebo jinou obdobnou činnost.

4. Statutární orgán Společnosti odpovídá za zajištění vytvoření vnitřního oznamovacího systému, včetně řádného vedení dokumentace a ochrany dat souvisejících s oznámením ve smyslu této směrnice (zajištění bezpečnosti informací). Odpovídá za určení Příslušné osoby k výkonu činnosti.

Čl. 5 - Postup oznamování

1. Podání Oznámení - Oznámení přijímá Příslušná osoba, kterou je Ing. Jana Kouřilová, e-mail: schranka@elita.cz, telefon 724 973 616.

2. Způsob podání Oznámení - a) Oznámení lze podat ústně Příslušné osobě, a to telefonicky nebo osobně, b) prostřednictvím e-mailu.

3. Obsah Oznámení - a) Obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození Oznamovatele, případně jiné údaje k identifikaci Oznamovatele. b) Obsahuje informace o možné Podezřelé skutečnosti, k níž došlo v souvislosti s výkonem činnosti pro Společnost.

4. Ústní Oznámení - O ústním Oznámení se pořídí jeho zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního Oznámení. Zvukovou nahrávku ústního Oznámení lze pořídit pouze se souhlasem Oznamovatele. Příslušná osoba umožní Oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření Oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.

Čl. 6 - Činnost a postup Příslušné osoby

1. Příslušná osoba a její činnost: a) přijímá a posuzuje důvodnost podaného Oznámení, b) vede evidenci přijatých Oznámení, c) navrhuje Společnosti opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané Oznámení, d) plní pokyny Společnosti, pokud nejsou v rozporu se Zákonem, e) činnost dle Zákona a této Směrnice vykonává nestranně, f) zachovává mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž získala informace při výkonu této činnosti.

2. Postup Příslušné osoby: a) Příslušná osoba přijímá Oznámení v ústní nebo písemné formě. Na žádost Oznamovatele může přijmout Oznámení osobně v dohodnuté době, která nesmí být delší než 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal. Oznámení zaeviduje. b) O přijetí Oznámení podle písm. a) je Příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět Oznamovatele, s výjimkou kdy Oznamovatel výslovně požádal Příslušnou osobu, aby ho o přijetí Oznámení nevyrozumívala, nebo kdy by mohlo dojít k prozrazení totožnosti Oznamovatele jiné osobě. c) Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět Oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí Oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je Příslušná osoba povinna Oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím s výjimkami uvedenými v písm. b). d) Pokud Příslušná osoba při posuzování důvodnosti Oznámení zjistí, že nejde o oznámení podle tohoto zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí Oznamovatele. e) Je-li Příslušnou osobou Oznámení vyhodnoceno jako důvodné, pak Příslušná osoba navrhne Společnosti opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. f) Nepřijme-li Společnost opatření navržené Příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření. O přijatém opatření Společnost neprodleně vyrozumí Příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí Oznamovatele. g) Není-li Oznámení vyhodnoceno jako důvodné, Příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí Oznamovatele o tomto závěru a poučí jej o právu podat Oznámení u orgánu veřejné moci.

Čl. 7 - Ochrana Oznamovatele

1. Společnost se zavazuje Oznamovatele chránit před Odvetnými opatřeními tak, že zajistí jeho anonymitu, zajistí omezení přístupu k osobním údajům Oznamovatele, zajistí důvěrnost celého postupu.

2. Společnost poskytuje Oznamovateli záruku, že nebude jakkoliv perzekuován nebo následně penalizován za své Oznámení.

Čl. 8 - Ochrana údajů a dat

1. Společnost zajistí, že všechna osobní data Oznamovatelů budou spravována v souladu se zákony o ochraně osobních údajů.

2. Společnost zajistí, že všechny informace týkající se oznamování budou důvěrné a že budou sdíleny pouze oprávněnými osobami, tj. osobami, které jsou zainteresovány na postupu vyřizování Oznámení.

3. Příslušná osoba neposkytnou informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání Oznámení.

4. Informace o totožnosti Oznamovatele a Dotčené osoby je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem. Výjimkou je povinnost tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů.

5. Pokud Příslušná osoba má povinnost poskytnout informaci o totožnosti Oznamovatele orgánu veřejné moci, je povinna o tom předem Oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit Oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.

Čl. 9 - Kontakty

• Příslušná osoba - Ing. Jana Kouřilová

• Telefon – 724 973 616

• Mail – schranka@elita.cz

Čl. 10 - Revize Směrnice

Tato Směrnice bude revidována a aktualizována v ročních intervalech, aby zůstala aktuální a účinná.

Čl. 11 - Závěrečná ustanovení

1. Tato Směrnice je platná a účinná dnem schválení představenstvem společnosti.

2. Společnost se zavazuje, že všichni její zaměstnanci budou nejpozději k datu 15.12.2023 informováni o této Směrnici a budou seznámeni s jejím obsahem.

3. Společnost zajistí, aby všichni zaměstnanci věděli, jak Směrnici uplatňovat v praxi.